上海航天动力科技工程有限公司   许和庆

 

    近年来，围绕国家战略性新兴产业布局要求，上海航天动力科技工程有限公司（以下简称“动力公司”）在先进制造技术与装备和水技术与装备两大产业取得快速发展，根据专业技术优势，确立了军民融合发展的思想观念、制度设计、和管理流程，经济效益也不断增加。在产业蓬勃发展的同时，合同签订数量也日益增多。公司坚持认为，完善的合同管理体系是做好企业管理的重要前提。

    “工欲善其事，必先利其器”。动力公司在合同管理中以“双管齐下，多点布控”为理念，完善合同管理机制，提高合同管理人员的素质，真正将合同管理贯穿于项目的设计管理、成本管理、营销管理、财务管理等等。对于项目管理而言，所有重大经济活动的实施均从合同开始，因此从某种意义上说“合同管好了，一切自然可控”。项目的各项工作实施都是围绕合同总体目标来运行的，有效的项目管理和成本控制是通过有效的合同管理来实现的，真正做到合同管理标准化。

    动力公司在合同标准化管理开展过程中，通过以下几个方面进行了实践。

    一是健全企业合同管理机构，设立专职合同管理员。合同管理员在上岗前，被派往上级单位法律事务主管部门进行业务学习并承担相关业务工作，进而熟悉完善的合同管理模式，针对企业的特定性，进行优化复制。通过岗位设置，将归口管理部门和各业务部门兼职合同管理人员紧密联系在一起，与财务部门就合同履约过程中涉及到的应收账款、应付款的执行进行强化监督。

同时，与法务人员就合同管理制度的合规性、可行性进行论证，从而对制度进行优化等。公司重视合同动态管理，推动企业依法经营管理，降低企业经营风险。同时上级主管单位不定期进行合同管理检查工作，对于产生的问题及时予以纠正，真正做到“双向把控”。

    二是制定出一整套适合动力公司的标准化合同。为了减少合同争议的发生，降低合同风险，提高合同管理效率，公司针对采购、加工、技术开发、技术服务等合同类型，借鉴国家和地方标准，以优秀范本为蓝本，经过研究、讨论、修订后，制定出一整套适合动力公司的标准化合同。每类合同都分为精编与简编两种，以应对不同商务类型。谈判、签订的效率大幅度提高，更重要的是所有合同的审批更方便快捷，合同审批人只需要重点看专用条款即可，大幅度降低了过去合同审批隐含的管控风险。

    三是开辟信息化、网络化管理，运用ERP软件来对采购合同进行全面管理。针对越来越多的采购合同以及重大项目的管理，为了提升采购效益，尤其是要对采购合同的执行和结果进行有效的管理，确保产品和服务的交付时间和质量。动力公司逐步开辟信息化、网络化管理，运用ERP软件来对采购合同进行全面管理，尤其是对采购合同的执行和结果进行有效的管理，保证各销售项目在合同条款规定期限内顺利完成。这样既极大节省人力，提高工作效率，又方便相关人员查阅监督，真正实现合同事务管理自动化，避免重复劳动，同时还能有效避免合同补签、倒签现象，实现合同检索、合同统计分析、合同自动归档和导出台帐等多种功能。

    四是充分发挥外聘律师在员工培训、合同谈判、签订、履行过程中的积极作用。公司认为，良好的管理体系终究是依托于人员的操作、执行上，所以提高合同管理人员的素质刻不容缓。在这方面公司充分发挥外聘律师的作用。由外聘律师定期到公司进行法律讲座以及法律问题的答疑解惑，针对合同谈判、签订、履行过程中的法律风险及控制，带来生动的、有借鉴意义的案例和法律建议，同时在日常合同管理和大型合同项目中，律师的参与也会为企业发挥重要的作用。利用好法律武器，做到进可攻、退可守。

    合同管理标准化工作是一项长期的工作，合同标准化体系必将对动力公司的项目管理带来重大而深远的影响。成功的企业合同管理，是把合同的权利义务关系，根据职能分解到各职能部门，分别履行相关职责。只有这样合同管理才能真正到位，履行责任才能真正落实。